Wprowadzenie ustawy o sygnalistach: podstawy prawne, wdrażanie i działania następcze

Podstawa prawna

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, organizacje prywatne oraz jednostki sektora publicznego są zobowiązane do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów w ciągu 3 miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie. Przepisy te mają na celu zapewnienie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości oraz stworzenie transparentnych i bezpiecznych procedur zgłoszeniowych. Zatem do 25 września czeka nas gorący okres procedowania założeń systemu zgłoszeń sygnalisty, przygotowania wymaganej ustawą dokumentacji, konsultacji wewnętrznych z organizacjami reprezentującymi pracowników i ostatecznie wdrożenie. Definicję sygnalisty znajdziemy w art. 2 ustawy, który stanowi, że sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa w kontekście zawodowym, mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje te są prawdziwe.

Obowiązki organizacji

Na mocy ustawy, podmioty prawne muszą podjąć następujące kroki:

1. Opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych
   Każda organizacja musi opracować wewnętrzne procedury umożliwiające pracownikom zgłaszanie naruszeń. Zgodnie z art. 4 ustawy, procedura ta powinna obejmować zasady zgłaszania, rozpatrywania oraz ochrony danych osobowych sygnalistów
2. Konsultacje z przedstawicielami pracowników
   Projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych powinien zostać skonsultowany ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego. Jest to wymagane, aby zapewnić, że procedury są zgodne z oczekiwaniami i potrzebami pracowników (art. 5 ustawy).
3. Stworzenie kanałów zgłoszeń
   Organizacje muszą stworzyć kanały zgłoszeń, które mogą być pisemne lub ustne. Jako Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o. rekomendujemy oparcie systemu zgłoszeń na platformach zgłoszeń, które są najbezpieczniejsze z punktu widzenia ryzyka ujawnienia tożsamości sygnalisty. Zgodnie z Art. 6 ustawy, kanały te powinny gwarantować anonimowość oraz bezpieczeństwo zgłaszającego – przykład takowego kanału znajdziecie Państwo w tym miejscu: www.kanalzgloszeniowy.pl
4. Ochrona tożsamości sygnalisty
   Art. 56 ustawy jasno określa, że ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega surowym sankcjom. Naruszenie tego przepisu może skutkować grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
5. Ogłoszenie procedury
   Procedura zgłoszeń powinna zostać ogłoszona w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym. Przyjmuje się, że terminem granicznym w tym przypadku jest 25 września bieżącego roku.
6. Upoważnienie odpowiednich jednostek lub osób
   Organizacje muszą upoważnić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (art. 8 ustawy). Dodatkowo, należy upoważnić bezstronną jednostkę lub osobę do podejmowania działań następczych w celu rozpatrzenia zgłoszeń (art. 9 ustawy).

7. Utworzenie rejestru zgłoszeń
   Każda organizacja jest zobowiązana do utworzenia i prowadzenia rejestru zgłoszeń, który będzie zawierał wszystkie zgłoszenia wraz z informacją o podjętych działaniach (art. 10 ustawy).

Wdrażanie procedur

Wdrożenie procedur wynikających z ustawy o sygnalistach może napotkać szereg trudności. Przede wszystkim, organizacje muszą zapewnić poufność zgłoszeń, co wiąże się z koniecznością inwestycji w odpowiednie narzędzia technologiczne i szkolenia dla personelu. Art. 5 ustawy wymaga, aby kanały zgłoszeniowe były bezpieczne i gwarantowały anonimowość zgłaszającego, co może stanowić wyzwanie dla wielu firm. Kluczowe jest również stworzenie zaufanego środowiska, w którym pracownicy będą czuli się bezpiecznie zgłaszając naruszenia. Dodatkowym wyzwaniem jest dostosowanie wewnętrznych regulaminów i polityk do nowych wymagań prawnych oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy są świadomi swoich praw i obowiązków jako potencjalni sygnaliści.

Działania następcze

Po zgłoszeniu naruszenia, organizacje muszą podjąć odpowiednie działania następcze. Ustawa w art. 7 wymaga, aby każde zgłoszenie było dokładnie zbadane, a w przypadku potwierdzenia naruszeń, podjęte zostały kroki naprawcze. Ważnym elementem jest również ochrona sygnalisty przed jakimikolwiek formami represji. Organizacje muszą więc monitorować sytuację i zapewnić, że sygnalista nie jest dyskryminowany ani w żaden sposób szykanowany. Kluczowe jest także raportowanie wyników dochodzenia i podjętych działań do odpowiednich organów nadzoru, co dodatkowo wymaga precyzyjnego zarządzania dokumentacją i komunikacją.

Możliwości świadczenia usług

W celu zapewnienia zgodności z ustawą o sygnalistach, organizacje mogą skorzystać z usług specjalistycznych firm, które oferują kompleksowe wsparcie w zakresie tworzenia i zarządzania kanałami zgłoszeniowymi oraz prowadzenia działań następczych. Powołany zespół ekspertów z różnych branż może pomóc w:

1. Projektowaniu i wdrażaniu systemów zgłoszeniowych, poprzez dostarczenie bezpiecznych i poufnych platform do zgłaszania nieprawidłowości. Platformy te są zaprojektowane tak, aby minimalizować ryzyko ujawnienia tożsamości sygnalisty.
2. Szkoleniach i budowaniu świadomości, w ramach prowadzenia warsztatów i szkoleń dla pracowników oraz kadry zarządzającej, aby zwiększyć świadomość i wiedzę na temat roli sygnalistów oraz procedur zgłoszeniowych.
3. Prowadzeniu dochodzeń, tj. poprzez profesjonalne i niezależne prowadzenie dochodzeń wewnętrznych w celu ustalenia prawdziwości zgłoszeń i rekomendowania działań naprawczych. Firmy świadczące te usługi dysponują doświadczeniem i narzędziami, które pozwalają na obiektywną ocenę sytuacji.
4. Wsparcie prawne i psychologiczne, ponieważ może zdarzyć się sytuacja, że zajdzie potrzeba zapewnienia sygnalistom odpowiedniej opieki prawnej i psychologicznej w trakcie i po zakończeniu procesu zgłaszania. Jest to niezbędne, aby zapewnić sygnalistom poczucie bezpieczeństwa i wsparcia, co z kolei zachęca do zgłaszania naruszeń.

Podsumowanie

Wdrożenie ustawy o sygnalistach to wyzwanie, ale również szansa na poprawę standardów etycznych i prawnych w organizacjach. Dzięki profesjonalnemu wsparciu w zakresie kanałów zgłoszeniowych i działań następczych, firmy mogą skutecznie zarządzać ryzykiem i budować zaufanie wśród pracowników. Art. 9 ustawy przewiduje sankcje dla organizacji, które nie spełnią wymagań dotyczących ochrony sygnalistów, co dodatkowo podkreśla wagę odpowiedniego wdrożenia procedur. Zachęcamy do skorzystania z usług specjalistów, którzy pomogą w pełnym wdrożeniu i utrzymaniu zgodności z nowymi przepisami, co w efekcie przyczyni się do budowy kultury zaufania i transparentności w miejscu pracy.

Zachęcamy do skorzystania z naszych profesjonalnych usług. Jesteśmy do Państwa dyspozycji!

Zapraszamy.

Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony sygnalistów zapraszamy do zakładki aktualności.