System zgłoszeń naruszeń prawa na podstawie ustawy o sygnalistach w pytaniach i odpowiedziach
Jakie są założenia ustawowe?
Ustawa o ochronie sygnalistów, uchwalona w czerwcu 2024 roku, wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące zgłaszania naruszeń prawa przez osoby związane z organizacjami publicznymi i prywatnymi. Ustawa ma na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, którzy zgłaszają nieprawidłowości oraz określenie obowiązków organizacji w zakresie przyjmowania, weryfikacji i odpowiedzi na zgłoszenia. Zgodnie z ustawą, każde zgłoszenie musi być dokładnie zarejestrowane i odpowiednio rozpatrzone, a tożsamość sygnalisty powinna być chroniona na każdym etapie postępowania.
Kim jest Sygnalista?
Sygnalistą, według ustawy, jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniach prawa, które uzyskała w kontekście swojej działalności zawodowej. Sygnalistą może być pracownik, osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, wolontariusz, stażysta, a nawet członek organu spółki. Istotnym elementem definicji sygnalisty jest działanie w dobrej wierze oraz posiadanie uzasadnionych podstaw do uznania, że zgłaszane informacje są prawdziwe. Ochrona sygnalisty rozpoczyna się w momencie dokonania zgłoszenia i obejmuje m.in. zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy lub innych osób.
Kto musi wdrożyć procedurę?
Zgodnie z ustawą, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na szerokim zakresie podmiotów prawnych, w tym:
- organizacjach publicznych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, organy administracji rządowej, czy instytucje publiczne,
- podmiotach prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
- przedsiębiorcach działających w sektorach regulowanych, takich jak finanse, transport, ochrona zdrowia, bez względu na liczbę zatrudnionych.
Procedura musi być dostosowana do specyfiki i wielkości organizacji, a także zapewniać poufność zgłoszeń oraz ochronę tożsamości sygnalistów.
Jakie mechanizmy systemu należy wdrożyć?
- Rejestr zgłoszeń. Każda organizacja zobowiązana jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który musi obejmować informacje na temat każdego zgłoszenia oraz podjętych działań następczych.
- Sposoby zgłaszania. Zgłoszenia mogą być dokonywane pisemnie, ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także podczas bezpośredniego spotkania.
- Ochrona poufności. Procedura zgłoszeń musi gwarantować ochronę poufności sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą.
- Weryfikacja zgłoszeń. Zgłoszenia muszą być weryfikowane przez wyznaczone osoby, które posiadają odpowiednie upoważnienia i są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
- Informacja zwrotna. Sygnalista musi otrzymać informację zwrotną (chyba, że dokonał zgłoszenia anonimowo) na temat podjętych działań w odpowiedzi na zgłoszenie.
Dokumenty do przygotowania
Aby skutecznie wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych, organizacja musi przygotować:
- Politykę zgłoszeń. Dokument opisujący zasady zgłaszania naruszeń, prawa i obowiązki sygnalistów oraz procedury postępowania ze zgłoszeniami.
- Formularze zgłoszeń. Wzory dokumentów umożliwiające zgłaszanie naruszeń w formie pisemnej i elektronicznej.
- Rejestr zgłoszeń. System lub narzędzie do prowadzenia rejestru zgłoszeń i działań następczych.
- Procedury operacyjne. Szczegółowe instrukcje dotyczące przyjmowania, weryfikacji i przetwarzania zgłoszeń.
Jakie są korzyści ze współpracy z ekspertami spółki Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o.?
Wdrożenie skutecznego systemu zgłoszeń naruszeń prawa może być wyzwaniem, dlatego warto skorzystać z usług ekspertów, którzy mają doświadczenie zarówno w organizacji kanału zgłoszeń dla sygnalisty, przygotowaniu dokumentacji wdrożenia systemu w organizacji, jak i prowadzeniu działań następczych po zgłoszeniu. Dysponujemy takim zespołem a współpraca z nami przynosi szereg korzyści:
- Wiarygodność. Zewnętrzni eksperci pomogą Państwu zbudować system, który jest zgodny z przepisami prawa i najlepszymi praktykami. Obserwujemy, że zwiększa to wiarygodność organizacji w oczach pracowników i interesariuszy.
- Kształtowanie otwartości na zmianę. Świadczymy profesjonalne doradztwo wspierające rozwój kultury organizacyjnej opartej na otwartości, przejrzystości i gotowości do zmian.
- Zwiększenie transparentności. Na bazie Państwa oczekiwań i możliwości projektujemy dopasowany do organizacji skuteczny system zgłoszeń, który przyczynia się do zwiększenia transparentności działań organizacji. Proponowane rozwiązania pozytywnie wpływają na reputację organizacji i relacje z partnerami biznesowymi.
- Redukcja ryzyka. Dzięki odpowiednio zaprojektowanemu systemowi, możecie Państwo szybciej identyfikować i reagować na potencjalne naruszenia prawa, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe.
Nasi eksperci oferują kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia procedur, szkoleń dla pracowników oraz audytów zgodności, co pozwala organizacjom skupić się na ich głównej działalności, jednocześnie spełniając wymogi ustawy o sygnalistach.
Podsumowując, wdrożenie systemu zgłoszeń naruszeń prawa nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również przynosi szereg korzyści dla organizacji, od zwiększenia transparentności po redukcję ryzyka operacyjnego. Współpraca z nami zapewnia profesjonalne podejście i skuteczne wdrożenie systemu, które przekłada się na lepsze zarządzanie i większą wiarygodność organizacji.
Zachęcamy do skorzystania z naszych profesjonalnych usług. Jesteśmy do Państwa dyspozycji!
Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony sygnalistów zapraszamy do zakładki aktualności.