System zgłoszeń naruszeń prawa na podstawie ustawy o sygnalistach w pytaniach i odpowiedziach

sygnaliści

Jakie są założenia ustawowe?

Ustawa o ochronie sygnalistów, uchwalona w czerwcu 2024 roku, wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące zgłaszania naruszeń prawa przez osoby związane z organizacjami publicznymi i prywatnymi. Ustawa ma na celu zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, którzy zgłaszają nieprawidłowości oraz określenie obowiązków organizacji w zakresie przyjmowania, weryfikacji i odpowiedzi na zgłoszenia. Zgodnie z ustawą, każde zgłoszenie musi być dokładnie zarejestrowane i odpowiednio rozpatrzone, a tożsamość sygnalisty powinna być chroniona na każdym etapie postępowania.

Kim jest Sygnalista?

Sygnalistą, według ustawy, jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniach prawa, które uzyskała w kontekście swojej działalności zawodowej. Sygnalistą może być pracownik, osoba świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, wolontariusz, stażysta, a nawet członek organu spółki​. Istotnym elementem definicji sygnalisty jest działanie w dobrej wierze oraz posiadanie uzasadnionych podstaw do uznania, że zgłaszane informacje są prawdziwe. Ochrona sygnalisty rozpoczyna się w momencie dokonania zgłoszenia i obejmuje m.in. zabezpieczenie przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy lub innych osób​​.

Kto musi wdrożyć procedurę?

Zgodnie z ustawą, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na szerokim zakresie podmiotów prawnych, w tym:

  • organizacjach publicznych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, organy administracji rządowej, czy instytucje publiczne,
  • podmiotach prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
  • przedsiębiorcach działających w sektorach regulowanych, takich jak finanse, transport, ochrona zdrowia, bez względu na liczbę zatrudnionych​​.

Procedura musi być dostosowana do specyfiki i wielkości organizacji, a także zapewniać poufność zgłoszeń oraz ochronę tożsamości sygnalistów.

Jakie mechanizmy systemu należy wdrożyć?

  1. Rejestr zgłoszeń. Każda organizacja zobowiązana jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, który musi obejmować informacje na temat każdego zgłoszenia oraz podjętych działań następczych​​.
  2. Sposoby zgłaszania. Zgłoszenia mogą być dokonywane pisemnie, ustnie, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także podczas bezpośredniego spotkania.
  3. Ochrona poufności. Procedura zgłoszeń musi gwarantować ochronę poufności sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą​.
  4. Weryfikacja zgłoszeń. Zgłoszenia muszą być weryfikowane przez wyznaczone osoby, które posiadają odpowiednie upoważnienia i są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
  5. Informacja zwrotna. Sygnalista musi otrzymać informację zwrotną (chyba, że dokonał zgłoszenia anonimowo) na temat podjętych działań w odpowiedzi na zgłoszenie.

Dokumenty do przygotowania

Aby skutecznie wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych, organizacja musi przygotować:

  1. Politykę zgłoszeń. Dokument opisujący zasady zgłaszania naruszeń, prawa i obowiązki sygnalistów oraz procedury postępowania ze zgłoszeniami.
  2. Formularze zgłoszeń. Wzory dokumentów umożliwiające zgłaszanie naruszeń w formie pisemnej i elektronicznej.
  3. Rejestr zgłoszeń. System lub narzędzie do prowadzenia rejestru zgłoszeń i działań następczych.
  4. Procedury operacyjne. Szczegółowe instrukcje dotyczące przyjmowania, weryfikacji i przetwarzania zgłoszeń.

Jakie są korzyści ze współpracy z ekspertami spółki Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o.?

Wdrożenie skutecznego systemu zgłoszeń naruszeń prawa może być wyzwaniem, dlatego warto skorzystać z usług ekspertów, którzy mają doświadczenie zarówno w organizacji kanału zgłoszeń dla sygnalisty, przygotowaniu dokumentacji wdrożenia systemu w organizacji, jak i prowadzeniu działań następczych po zgłoszeniu. Dysponujemy takim zespołem a współpraca z nami przynosi szereg korzyści:

  1. Wiarygodność. Zewnętrzni eksperci pomogą Państwu zbudować system, który jest zgodny z przepisami prawa i najlepszymi praktykami. Obserwujemy, że zwiększa to wiarygodność organizacji w oczach pracowników i interesariuszy.
  2. Kształtowanie otwartości na zmianę. Świadczymy profesjonalne doradztwo wspierające rozwój kultury organizacyjnej opartej na otwartości, przejrzystości i gotowości do zmian.
  3. Zwiększenie transparentności. Na bazie Państwa oczekiwań i możliwości projektujemy dopasowany do organizacji skuteczny system zgłoszeń, który przyczynia się do zwiększenia transparentności działań organizacji. Proponowane rozwiązania pozytywnie wpływają na reputację organizacji i relacje z partnerami biznesowymi.
  4. Redukcja ryzyka. Dzięki odpowiednio zaprojektowanemu systemowi, możecie Państwo szybciej identyfikować i reagować na potencjalne naruszenia prawa, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe.

Nasi eksperci oferują kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia procedur, szkoleń dla pracowników oraz audytów zgodności, co pozwala organizacjom skupić się na ich głównej działalności, jednocześnie spełniając wymogi ustawy o sygnalistach.

Podsumowując, wdrożenie systemu zgłoszeń naruszeń prawa nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również przynosi szereg korzyści dla organizacji, od zwiększenia transparentności po redukcję ryzyka operacyjnego. Współpraca z nami zapewnia profesjonalne podejście i skuteczne wdrożenie systemu, które przekłada się na lepsze zarządzanie i większą wiarygodność organizacji.

Zachęcamy do skorzystania z naszych profesjonalnych usług. Jesteśmy do Państwa dyspozycji!

Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony sygnalistów zapraszamy do zakładki aktualności.