Monitoring i audyt systemu ochrony sygnalistów – jak to robić skutecznie?

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów w 2024 roku wprowadzona na podstawie ustawy z 24 czerwca br. wymaga od przedsiębiorstw nie tylko wdrożenia odpowiednich procedur, ale także stałego monitorowania i audytowania systemu zgłoszeń naruszeń. Kluczową rolę w skutecznej ochronie sygnalistów odgrywa nie tylko dobrze zaprojektowany system, ale także świadomość i podejście najwyższego kierownictwa. To właśnie liderzy organizacji kształtują kulturę transparentności i zaufania, która sprzyja zgłaszaniu naruszeń. Bez ich zaangażowania, nawet najlepiej zaprojektowany system może nie przynieść oczekiwanych rezultatów. To od świadomości najwyższego kierownictwa – wymuszonej ustawą lub przekonaniem o ważności wdrożenia procedur, które powinny przełożyć się na zwiększenie kultury organizacyjnej i transparentności i poszanowania prawa w organizacji zależy nie tylko ostateczny kształt systemu, ale i jego sukces lub fiasko w ramach implementacji na gruncie firmowym.

Świadomość kierownictwa jako fundament systemu sygnalistów

Efektywność systemu ochrony sygnalistów zaczyna się od najwyższego kierownictwa. To ich postawa i zrozumienie znaczenia ochrony sygnalistów decydują o tym, jak system będzie funkcjonował w praktyce. Kierownictwo musi nie tylko wyrazić zgodę na wdrożenie procedur, ale także aktywnie wspierać ich przestrzeganie, promując otwartą komunikację i budując zaufanie wśród pracowników.

Monitoring systemu ochrony sygnalistów – kluczowe działania

Aby system sygnalistów działał skutecznie, konieczne jest jego regularne monitorowanie. Oto kluczowe aspekty monitoringu:

• analiza zgłoszeń, czyli stałe monitorowanie zgłoszeń umożliwiające bieżącą ocenę funkcjonowania systemu. Należy analizować zarówno treść zgłoszeń, jak i proces ich obsługi, w tym czas reakcji i podejmowane działania.
• Sprawdzanie zgodności z procedurami. Każda procedura winna być regularnie kontrolowana pod kątem przestrzegania dla całokształtu skuteczności systemu i  ochrony danych osobowych sygnalisty i osób, go wspierających. Warto zwrócić uwagę na to, czy osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń są odpowiednio przeszkolone i czy kształt systemu jest zgodny z założeniami.
• Ocena ochrony anonimowości, system musi gwarantować sygnalistom pełną anonimowość, regularne testowanie mechanizmów ochrony danych sygnalistów jest niezbędne, aby utrzymać ich zaufanie do systemu.
• Feedback od pracowników, czyli przyjęcie kultury dialogu z pracownikami, np. poprzez ankiety lub wywiady, co pozwala zidentyfikować potencjalne problemy i sprawdzić, czy system jest postrzegany jako bezpieczny i transparentny.

Audyt systemu ochrony sygnalistów – efektywne podejście

Regularne audyty systemu ochrony sygnalistów są niezbędnym elementem zapewnienia jego skuteczności. Prawidłowo przeprowadzony audyt pozwala na wczesne wykrycie nieprawidłowości i wprowadzenie odpowiednich korekt. Może podzielić fazy przeglądu systemu na:

• audyt zewnętrzny poprzez skorzystanie z usług zewnętrznej firmy audytorskiej, takiej jak nasza CAB Sp. z o.o., która poza profesjonalizmem kadr zapewnia obiektywną ocenę systemu. Nasi eksperci przeprowadzą kompleksową analizę zgodności procedur z przepisami prawa i wskażą obszary do poprawy.
• Audyt wewnętrzny organizowany przez wewnętrzne powołane do tego komórki organizacyjne, które mają za zadanie przeprowadzanie regularnych przeglądów systemu, bieżące monitorowanie jego funkcjonowania i proponowanie niezbędnych zmiany.
• Fazę dokumentowania wyników, gdyż każdy audyt powinien być szczegółowo udokumentowany, a wytworzone rekomendacje powinny zawierać ew. działania naprawcze wraz z harmonogramem ich wdrożenia.
• Wszelkie działania audytowe, także w obrębie audytu systemu sygnalistów powinny obejmować także ocenę zgodności systemu z obowiązującymi przepisami prawnymi. Firma CAB Sp. z o.o. oferuje wsparcie w zakresie aktualizacji systemu, co minimalizuje ryzyko sankcji.

Kompleksowe wsparcie od CAB Sp. z o.o.

CAB Sp. z o.o. dostarcza kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony sygnalistów, obejmujące nie tylko wdrożenie dedykowanego systemu, ale także jego monitoring, audyt oraz szkolenia. Nasz system, dostępny na stronie www.kanalzgloszeniowy.pl, jest w pełni dostosowany do specyfiki każdej firmy, zapewniając zgodność z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

Oferujemy:

• monitoring i analiza działania systemu,
• przeprowadzanie audytów zewnętrznych i wewnętrznych,
• wsparcie prawne i techniczne,
• pakiety szkoleń dla pracowników.

Zadbaj o zgodność swojego przedsiębiorstwa z nowymi przepisami i zyskaj pewność, że Twój system ochrony sygnalistów funkcjonuje zgodnie z najlepszymi praktykami. Skontaktuj się z CAB Sp. z o.o., aby wdrożyć skuteczny system i zbudować kulturę transparentności w Twojej organizacji!

Link do ustawy:

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony sygnalistów zapraszamy do zakładki aktualności.