Dokumenty niezbędne dla systemu ochrony sygnalistów

Ochrona sygnalistów stanowi istotny element nowoczesnej polityki zarządzania ryzykiem i zgodnością w organizacjach, zwłaszcza w kontekście ustawy o sygnalistach z 24 czerwca 2024 roku oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

Spółka CAB oferuje kompleksowe rozwiązania, w tym narzędzie zgłoszeniowe dostępne na stronie www kanalzgloszeniowy.pl, które wspiera skuteczność systemów ochrony sygnalistów. Poniżej przedstawiamy kluczowe dokumenty i usługi, które są integralną częścią efektywnego systemu ochrony sygnalistów oraz korzyści w zakresie bezpieczeństwa, optymalizacji systemu i zgodności z RODO. W zakresie wdrożenia systemu ochrony sygnalistów występują dwa fundamentalne dokumenty jakimi są Polityka ochrony sygnalistów oraz Procedura zgłaszania nieprawidłowości.

Polityka ochrony sygnalistów

Polityka ochrony sygnalistów to dokument, który wyjaśnia cel, zakres oraz zasady ochrony sygnalistów w organizacji. Określa, kto może być sygnalistą, jakie działania podlegają zgłoszeniu, oraz jakie procedury zgłaszania należy stosować. Dokument ten zwiększa świadomość pracowników na temat ich praw i obowiązków, a także zawiera zasady poufności, które zapewniają anonimowość sygnalistom oraz ochronę ich danych osobowych zgodnie z RODO, co jest kluczowe dla budowania zaufania w organizacji. Polityka definiuje również zasady ochrony przed odwetem, zapewniając pracownikom zgłaszającym naruszenia oraz ich pomocnikom bezpieczeństwo i komfort w procesie zgłaszania nieprawidłowości.

Procedura zgłaszania nieprawidłowości

Organizacje wdrażające system zgłoszeń naruszeń prawa muszą przygotować procedury zgłaszania nieprawidłowości, która to będzie szczegółowo określać sposoby zgłaszania naruszeń zarówno wewnętrznie jak i zewnętrznie. Wewnętrzne sposoby zgłaszania naruszeń mogą przyjąć formę linii telefonicznej, formularza online, skrzynki pocztowej czy zewnętrznego kanału zgłoszeń (np. Kanał Zgłoszeniowy) narzędzia w systemie SaaS obsługiwanego poprzez stronę www. Zapewnia to sygnalistom wygodę i elastyczność.  W dokumentacji powinny zostać zawarte jasne, proste i czytelne dla odbiorców systemu instrukcje w postaci szczegółowego opisu procesu zgłaszania, wymaganych informacji oraz kroków, które należy podjąć, ułatwiających prawidłowe dokonanie zgłoszenia. To tu należy zawrzeć terminy i etapy postępowania określając zbieżne z wymogami ustawy ramy czasowe dla poszczególnych etapów procesu zgłoszenia. Warto przeanalizować projektowane procedury także na etapie protokołów postępowania po zgłoszeniu, które jasno wskażą metodykę weryfikacji zgłoszonych nieprawidłowości, w tym procedury przesiewowe, zapewniające rzetelność i bezstronność procesu. Kolejnym istotnym elementem procedury są  jasno określone zasady regularnego informowania sygnalisty o statusie zgłoszenia i podjętych działaniach, które budują zaufanie i zapewniają transparentność. Dzięki temu proces naprawy szkód i eliminacji zgłaszanych nieprawidłowości staje się bardziej efektywny. Skuteczne działanie pozwala rozwiązywać problemy u ich źródła, zapobiegając ich ponownemu wystąpieniu.

Indywidualny charakter dokumentacji

Nasza dokumentacja, opracowywana indywidualnie dla każdej organizacji, obejmuje nie tylko cały proces zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych przez sygnalistów, ale również umożliwia raportowanie wyników dochodzeń do odpowiednich organów nadzoru. Zgodność z RODO w zakresie przechowywania i przetwarzania danych dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo prawne organizacji.

Usługi oferowane przez spółkę CAB

Spółka CAB oferuje kompleksowe usługi wspierające organizacje w tworzeniu i wdrażaniu efektywnego systemu ochrony sygnalistów poprzez:

• konsultacje prawne i audyty tj. pomoc w opracowaniu i dostosowaniu polityki ochrony sygnalistów do specyfiki organizacji, co zwiększa zgodność z przepisami i minimalizuje ryzyko prawne;
• audyty zgodności z przepisami ustawy oraz RODO, co zapewnia pełną zgodność regulacyjną;
• zewnętrzne narzędzie w postaci platformy zgłoszeniowej na stronie www.kanalzgloszeniowy.pl – intuicyjny i bezpieczny system zgłaszania nieprawidłowości, łatwy w użyciu i dostępny 24/7, dający pełną gwarancję anonimowości sygnalistów oraz łatwy dostęp do różnych kanałów zgłoszeń;
• szkolenia i warsztaty – w ramach szkolenia uczestnicy otrzymują pełen zakres informacji, w tym omówienie przepisów unijnych i krajowych oraz komplet dokumentów niezbędnych do wdrożenia ustawy o sygnalistach;
• szczegółowe materiały m.in.: instrukcje wykonania wdrożenia, procedury zgłoszeń naruszeń prawa i ochrony sygnalistów, zarządzenia kierownika jednostki, formularz zgłoszenia naruszenia prawa, raport obsługi naruszenia prawa, rejestr zgłoszeń, formularz oceny skutków dla ochrony danych czy wzór umowy powierzenia z podmiotem obsługującym zgłoszenia lub dostawcą oprogramowania do obsługi zgłoszeń.

Co jeszcze oferujemy:

• wsparcie techniczne – całodobowe wsparcie techniczne dla użytkowników platformy, zapewniające nieprzerwane działanie systemu,
• pomoc w administracji i zarządzaniu zgłoszeniami, optymalizująca procesy i redukująca obciążenie administracyjne organizacji.

Jakie są korzyści z wyboru naszych usług do przygotowania dokumentacji, wdrożenia procedur i obsługi zgłoszeń?

Wybierając usługi spółki CAB, zyskujesz zgodność z przepisami. Gwarantujemy, że Twoja organizacja spełnia wszystkie wymogi ustawy o sygnalistach oraz RODO, minimalizując ryzyko prawne. Bezpieczeństwo i anonimowość, ponieważ nasza platforma zapewnia pełną ochronę danych osobowych i anonimowość zgłoszeń. Kompleksowe wsparcie – od konsultacji prawnych po szkolenia, oferujemy usługi doradcze na każdym etapie wdrażania systemu ochrony sygnalistów, optymalizując procesy i zwiększając efektywność działania. I na koniec, to co najważniejsze dla każdej organizacji – podniesienie standardów etycznych. Wdrażając nasz system, podnosisz standardy etyczne w swojej organizacji, co przekłada się na lepszą kulturę pracy i zaufanie wśród pracowników.

Nie czekaj, zabezpiecz swoją organizację już dziś! Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy pomóc w wdrożeniu efektywnego systemu ochrony sygnalistów. Odwiedź kanalzgloszeniowy.pl i zacznij chronić swoje interesy oraz swoich pracowników.

Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony sygnalistów zapraszamy do zakładki aktualności.